Како до најголема продуктивност?
Ајви Ли бил познат американски експерт за публицитет и основач на модерната теорија за односи со јавност. Дел од неговите достигнувања се поврзуваат со градењето на јавниот имиџ на едно од најбогатите американски семејства Рокефелер и нивната компанија Стандард Оил.
Во 1918 година, Ли бил повикан да помогне во подобрување на ефикасноста на тимот на еден од најбогатите луѓе во тоа време,Чарлс Шваб.
На Ајви Ли, како еден од најпочитуваните консултанти за продуктивност, му биле потребни само 15 минути со секој член од тимот за да им ја објасни неговата дневна рутина за постигнување на врвна продуктивност:
- На крајот на секој ден, запишете си максимум 6 најбитни задачи кои треба да ги сработите следниот ден.
- Дадете им приоритет на секоја од овие задачи, според степенот на нивната важност
- На почетокот на следниот ден фокусирајте се само на завршување на задачата со најголем приоритет. Не преминувајте на следната задача, пред да ја завршите таа пред неа.
- Завршувајте ги останатите задачи на истиот начин. На крајот на денот, оние задачи кои што Ви останале недовршени, префрлете ги во листата која ќе ја спремате за наредниот ден.
- Повторувајте ја оваа постапка секој ден
Неколку месеци подоцна, Чарлс Шваб му испратил чек на Ајви Ли од денешни 400.000 долари, како благодарност за споделувањето на оваа метода, која му помогнала во зголемувањето на ефикасноста на неговиот тим.
Навидум овој метод изгледа доста едноставен, и можеби се прашувате како нешто волку просто може да биде толку ефективно.
Па, што го прави да биде толку ефективно?
Едноставностa води кон негова ефективност. Примарната критика на методите како оваа е дека тие се премногу прости. Тие не ги земаат предвид сите комплексности на секојдневниот живот. Што се случува ако се појави итен случај на кој мора да работите? Дали можеме да ја користиме најновата технологија во наша корист кога работите стануваат посложени?
Генерално, сложеноста ја намалува ефективноста. Доколку работиме на една задача и пробаме да се префрлиме на некоја друга задача, ќе забележиме дека ќе биде многу потешко подоцна да се вратиме на првобитната задача.
Затоа правило е секогаш да се игнорираат останатите активности, се додека не се заврши примарната задача, и секогаш да се држиме на листата со приоритетни задачи
Методата тера да донесувате тешки одлуки. Тие шест задачи дневно ни овозможуваат да поставиме одредени лични лимити. Доколку имате премногу идеи (или сте преокупирани од сите задачи што треба да ги завршите) најдобро е да ги отфрлите сè што не е апсолутно неопходно. Ограничувањата можат да Ви помогнат во фокусот. Факт е дека ако не се фокусирате на една задача, ќе бидете дистрактирани од сите останати.
Ја намалува тешкотијата од превземањето на првиот чекор. Најголемата пречка во завршувањето на повеќето задачи е нивното отпочнување. Станувањето од каучот може да биде тешко, но откако ќе започнете со работа, многу ќе биде полесно да ја завршите. Методот на Ли ве тера да ја одберете првата задача во денот уште ноќта пред да одите на работа. Оваа стратегија е неверојатно корисна бидејќи следниот ден веднаш ќе знаете што точно треба да правите и каде да започнете.
Методата бара од Вас работа на една задача наместо мултитаскинг. Митот за мултитаскинг во современото општество се сведува на тоа дека ако работите на повеќе работи одеднаш, Вие сте поуспешни. Но, токму спротивното е точно. Имајќи помалку приоритети води до подобра и поквалитетна работа.
Доколку ги проучуваме сите спортисти, уметници, научници, професори, извршни директори итн. ќе откриеме една карактеристика кај сите нив: фокус на една задача. Причината е едноставна. Вие не може да бидете одлични во одредена задача ако постојано го делите Вашето време и концентрација на десет различни страни. Квалитетот и успехот си бараат фокус и конзистентност.
Заклучок? Секој ден најпрво направете го она што Ви е со најголем приоритет. Тоа е единствениот трик за продуктивност што Ви е потребен.